Hace ya muchos años, al comenzar mi carrera profesional, un ejecutivo del ámbito asegurador me transmitió un sabio consejo que resonaría con el tiempo:
«Cuando para organizar una reunión, tienes que realizar una reunión previa de preparación, debes tener precaución, eso indica un problema. Procura tener pocas reuniones, de corta duración y con la participación justa de personas. Y sobre todo, haz un seguimiento. Las reuniones son como la sal: son necesarias pero pueden ser perjudiciales en exceso.»
"Una empresa con demasiadas reuniones es una empresa enferma".
Peter Drucker
En aquel momento, no comprendí completamente estas palabras, pero con el correr de los años, me di cuenta de la profundidad de su significado.
El mal de la «reunionitis» se diagnostica fácilmente: organizaciones, equipos y directivos que sienten una compulsión constante por reunirse. Estas reuniones se convierten en ladrones de tiempo, productividad y energía de los trabajadores, convirtiendo el acto de reunirse en un fin en sí mismo. Este problema ha afectado a diversas organizaciones, siendo más pronunciado en las grandes que en las pequeñas. Sin embargo, con la llegada de la pandemia, este problema se intensificó y surgió otro virus: la «eReunionitis».
La necesidad de conectarnos y interactuar, combinada con el teletrabajo, resultó en un exceso de videoconferencias que se multiplicaron exponencialmente. Esto llevó a situaciones donde las personas tenían más de 10 reuniones diarias, muchas veces sin saber su propósito o cometido, lo que resultaba en agotamiento, estrés y baja productividad.
El Instituto Francés de Opinión Pública (IFOP) estima que pasamos más de un tercio de nuestra vida laboral en reuniones.
Los expertos coinciden en que en España nos reunimos demasiado, durante demasiado tiempo y con una organización deficiente. De hecho, somos el país europeo que más horas dedica a las reuniones y más tiempo pierde en ellas. Según las estadísticas, una persona desperdicia 31 horas al mes en reuniones ineficaces, lo que representa un coste inútil de 704.500 euros al año para una empresa de cien empleados.
Por tanto, las empresas deben cuestionarse no solo si tantas reuniones están dando resultados positivos, sino también cuánto están penalizando en términos de tiempo y dinero.
Para optimizar el número de reuniones y su efectividad, se proponen algunas medidas:
- Limitar el número de reuniones semanales y su duración.
- Definir objetivos claros para cada reunión.
- Invitar solo a las personas relevantes para el tema tratado.
- Enviar una agenda previa a los participantes.
- Ser puntual.
- Repasar los logros de reuniones anteriores.
- Elegir horarios que no interfieran con la productividad.
- Tener un coordinador o moderador.
- Tomar notas y compartirlas después de la reunión.
- Cerrar la reunión con acciones a seguir y asignar responsabilidades.
Personalmente, creo que las reuniones son esenciales para abordar desafíos y proyectos en equipo, fomentando el compromiso y permitiendo identificar habilidades de liderazgo y comunicación. Sin embargo, no pueden ser la única solución, y muchos directivos las utilizan como un escape ante su incapacidad para resolver problemas o comunicarse eficazmente con su equipo.
Los consejos que recibí en el pasado sobre las reuniones siempre me han acompañado, y he procurado aplicarlos conscientemente, reconociendo que, al igual que la sal, las reuniones son necesarias en la medida justa. Pasarse puede tener consecuencias negativas para la salud y la empresa.